Sous la responsabilité de la directrice ou du directeur, le titulaire du poste s’occupe des systèmes d'exploitation et de la gestion financière du musée. Il est responsable au quotidien de l'exécution des tâches financières, du respect des procédures et processus pertinents et du fonctionnement efficace des systèmes du bâtiment, du site et du lieu de travail de manière à assurer l'accès du public au musée. Le titulaire de ce poste est chargé de générer des recettes par le biais des opérations de la boutique, des programmes de fidélisation ou d'adhésion et des possibilités de parrainage ou de subvention appropriées, et il apporte son aide à d'autres activités du musée, le cas échéant.

En tant que membre de l'équipe de gestion, le titulaire du poste assure l'efficacité et l'efficience de l'organisation par la gestion de divers contrats de service et des pratiques efficaces de gestion des dossiers, et collabore à l'élaboration et à la mise en œuvre de stratégies, de procédures et de pratiques qui contribuent à l'excellence opérationnelle à long terme. Il est appelé à collaborer étroitement avec la directrice ou le directeur dans la mise en œuvre du plan stratégique, à soutenir le conseil d'administration dans son processus décisionnel et à fournir un soutien administratif au musée et à Les Amis/Friends of MSBM Inc.

Le titulaire du poste est un penseur stratégique qui travaille en collaboration avec tous les secteurs du musée, en cernant les possibilités et en mettant en œuvre les changements qui contribuent à l'excellence opérationnelle à long terme.

Gestion des opérations

• Gérer les contrats relatifs aux systèmes (services publics, services, location d'équipements, informatique, entretien du bâtiment), superviser les exigences en matière d'entretien et d'inspection, et agir en tant que contact principal pour garantir le fonctionnement optimal de tous les systèmes.
• Vise l'efficacité et l'efficience de la productivité par l'amélioration des contrats de systèmes.
• Supervise le responsable de l’entretien et des services de conciergerie.
• Diriger les initiatives au sein de l'équipe de gestion et de l'organisation qui contribuent à l'excellence opérationnelle à long terme.
• Déterminer les besoins en personnel pour assurer le fonctionnement régulier du musée, préparer les horaires de travail en conséquence et assigner des tâches précises selon les besoins.
• Participe aux entretiens, à l'embauche et à la formation des nouveaux employés ou supervise ces processus relatifs au personnel.
• Analyser les données pour contribuer à la planification et à la stratégie organisationnelles à court et à long terme en tant que membre de l'équipe de gestion.
• Recommander et mettre en œuvre des améliorations aux systèmes.

Gestion financière

• Collaborer avec la directrice ou le directeur pour élaborer des plans opérationnels et des budgets annuels à soumettre à l'approbation du conseil d'administration.
• Collaborer avec les responsables de secteur pour élaborer et surveiller les budgets opérationnels ou de programme approuvés.
• Aider à la préparation des demandes et des rapports financiers destinés aux bailleurs de fonds, selon les besoins.
• Superviser l'ensemble de la gestion, de la planification, des systèmes et des contrôles financiers.
• Gérer le traitement quotidien des comptes débiteurs et créditeurs à l'aide de QuickBooks.
• Effectuer les paiements pour les dépenses du musée et coordonner les achats selon les directives des chefs de secteur.
• Préparer les dépôts bancaires et les rapprochements, examiner les relevés bancaires et valider les entrées.
• Gérer et assurer l'administration précise de l'ensemble de la paie et des avantages sociaux des employés et veiller à ce que toutes les remises soient à jour, y compris le maintien et la mise à jour de la paie et des dossiers du personnel, notamment en ce qui concerne les vacances, les congés de maladie et autres avantages, la collecte des feuilles de temps et la production de l'information sur la paie toutes les deux semaines pour le service de la paie.
• Préparer les rapports et soumettre les diverses remises de taxes (TPS, taxe de vente au détail, impôt destiné à la santé et à l’enseignement).
• Rapprocher les activités mensuelles, générer des rapports de fin d'année et remplir toutes les exigences liées aux taxes. Fournir des évaluations et des prévisions mensuelles et trimestrielles par rapport au budget approuvé et produire d'autres rapports selon les demandes ou les besoins.
• Préparer les états financiers annuels en vue de leur présentation et de leur examen par les vérificateurs.
• Diriger le processus d'audit annuel.
• Préparer et transmettre tous les documents nécessaires à l'émission d'un reçu fiscal pour activités de bienfaisance par la Ville de Winnipeg.

Production de recettes

• Former l'ensemble du personnel concerné à l'utilisation du système de point de vente et aux procédures de manipulation de l’argent liquide.
• Collabore avec les chefs de secteur pour établir les droits d’entrée, de participation aux programmes et de location des installations, les directives relatives aux ratios personnel-participants pendant les programmes et les événements, les programmes de fidélité ou les promotions liés à la boutique, sur place ou en ligne.
• Gérer les ventes sur place et en ligne de la boutique du musée, y compris l'approvisionnement en produits, l’établissement des prix et la gestion des stocks de la boutique.
• Préparer les expéditions; recevoir, déballer et mettre en rayon les articles reçus.
• Établir et tenir à jour des procédures de contrôle des stocks pour la boutique.
• Établir et tenir à jour des bases de données pour les vendeurs, les membres et les donateurs.
• Communiquer des informations et fournir une supervision ou une assistance au personnel approprié, selon les besoins.
• Établir, tenir à jour et surveiller tous les systèmes et procédures de collecte de fonds et de comptabilité, en y consignant les dons, les factures et les reçus.

Administration

• Agir en tant que secrétaire du conseil d'administration, recueillir et distribuer des documents au nom du conseil et de ses comités, rédiger les procès-verbaux, organiser et archiver les dossiers de l’organisation liés au conseil.
• Convoquer les membres du conseil selon les besoins, au nom du président.
• Coordonner la présentation de rapports financiers à l’intention du conseil et aider la directrice ou le directeur à répondre aux demandes d'information du conseil.
• Tenir à jour le manuel des politiques du musée.
• Tenir à jour tous les dossiers financiers, électroniques et sur papier.
• S’occuper de l'inventaire physique des rapports annuels et des états financiers.
• Entretenir des liens avec les greffiers et le personnel des finances de la Ville de Winnipeg.
• Agir en tant qu'administrateur de groupe pour les régimes de santé, d'avantages sociaux et de retraite du musée.
• Assurer la liaison en ce qui concerne l'indemnisation des travailleurs et les autres réclamations et rapports d'assurance.
• Gérer toutes les expéditions, les envois par messager et par la poste, et les envois en vrac pour le musée.
• Soutenir la préparation des appels d'offres et faire les recommandations appropriées à la directrice ou au directeur.
• Fournir un soutien administratif et financier aux Amis de/Friends of MSBM, le cas échéant.

• Le bilinguisme est requis (français et anglais, parlé et écrit).
• Achèvement satisfaisant d'un programme d'études postsecondaires comportant une formation spécialisée en systèmes de comptabilité ou en administration de bureau ou une combinaison équivalente d'expérience et de formation récentes et connexes.
• Expérience et connaissances en matière de planification financière, de budgétisation, de comptabilité et d'analyse financière, de paie et d'administration de bureau.
• 5 ans d'expérience progressive dans une organisation complexe sans but lucratif.
• Maîtrise de la suite de programmes Microsoft Office, de QuickBooks, d'utilitaires en ligne ou d'applications web (calendriers et bases de données); capacité à travailler dans un environnement réseauté.
• Solides compétences en matière de recherche et expérience de l'approvisionnement en produits et services.
• Une expérience en supervision est un atout.
• Une expérience dans la vente au détail est un atout. Compétences supérieures en matière d'organisation et de la gestion du temps, et capacité avérée d'établir des priorités dans un milieu où le rythme est soutenu.
• Communicateur efficace ayant d'excellentes compétences à l’écrit et à l’oral.
• Permis de conduire valide de classe 5 du Manitoba et accès à un véhicule.

Conditions d'emploi

• Être légalement autorisé(e) à travailler au Canada.
• Vérification satisfaisante du casier judiciaire, du registre des enfants maltraités et de l’habilitation à travailler auprès de personnes vulnérables, aux frais de la candidate ou du candidat.
• Capacité d'acquérir et de tenir à jour un certificat valide de RCR de niveau C et de premiers soins d'urgence dans les trois premiers mois de l'emploi, aux frais de l'employeur. Capacité à gérer les exigences physiques du poste (notamment soulever ou déplacer des objets lourds, tendre les bras vers un objet, marcher, grimper régulièrement des escaliers, maintenir ou position debout ou assise pendant de longues périodes, travailler dans des milieux chauds et/ou humides.
• Être disponible pour travailler à des heures irrégulières à l'occasion, pour répondre aux besoins opérationnels ou de programmation.
• Pouvoir se présenter au travail sur l'un des trois sites du musée.
• Posséder un permis de conduire valide de classe 5 du Manitoba et avoir accès à un véhicule.

Modalités

• Poste permanent. Période probatoire d'un an.

Rénumération

• Le salaire annuel est proportionnel à l'expérience, sur la base d'une semaine de 35 heures. Ce poste donne accès à un régime d'avantages sociaux tel que stipulé dans la convention collective.