Met 340.000 bezoeken en meer dan 2.600 aanwezige filmprofessionals (onder wie 346 filmmakers) is IFFR een van de grootste culturele evenementen van Nederland en tevens een van de grootste filmfestivals ter wereld voor publiek en filmindustrie. De officiële selectie van het festival bevat meer dan 570 lange, middellange en korte films uit bijna 90 landen. Daarnaast is er elk jaar een uitdagende line-up van tentoonstellingen, optredens, masterclasses en interviews.

De 51ste editie van IFFR vindt plaats van 26 januari tot 6 februari 2022.

Ben jij een rasechte spin in het web? Vindt jij het te gek om een kantoor te runnen van ‘A tot en met Z’ en heb jij een dienstverlenend karakter? Dan is dit de job voor jou! 

Wij zoeken een tijdelijke Assistent Office Manager ter ondersteuning van de office manager, die het dagelijkse reilen en zeilen op het internationaal georiënteerde kantoor voor zijn/haar rekening neemt. Je bent verantwoordelijk voor de eerstelijns communicatie met gasten, collega’s en leveranciers. Verder zorg je ervoor dat het kantoor spik en span is en dat alle medewerkers hun werk goed kunnen doen. Je bent de ‘go to’ persoon voor praktische en facilitaire zaken. 

We verlangen ook van je dat je het (Engelstalige) directieteam ondersteunt in praktische en secretariële zin. Je functioneert als achtervang van de Office Manager met betrekking tot agenda beheer (indien nodig). 

Een selectie van werkzaamheden

• Je ontvangt bezoekers met een positieve instelling en staat bellers hulpvaardig te woord;
• Je zorgt ervoor dat het kantoor er netjes en verzorgd uitziet;
• Bestellen van office benodigdheden zoals (inpak)papier, koffie- en thee en alle overige spullen die we nodig hebben op kantoor;
• Behandelen van zakelijke correspondentie, denk ook aan het opstellen en versturen van externe mailings en contracten;
• Je beheert de algemene mailboxen;
• Je beantwoordt vragen die binnenkomen zelfstandig of verwijst door naar de desbetreffende collega of team;
• Je ondersteunt de Office Manager en zal bepaalde taken overnemen in tijden van drukte, zoals rondom het festival.

Wat heb jij in je? 

Een doortastende collega die stevig in zijn/haar schoenen staat en weet prioriteiten te stellen. Je kan schakelen tussen operationele taken en tactische keuzes maken. Kan jij dit? Dan past deze functie heel goed bij je. Je hebt zo’n centrale positie in de organisatie dat het belangrijk is dat je toegankelijk bent maar wel zelf in staat bent keuzes te maken. We zoeken een vriendelijk karakter, maar je bent wel assertief. 

De ideale Assistent Office Manager heeft: 

• een MBO+/HBO werk en denkniveau of relevante ervaring in een soortgelijke rol;
• is behendig in de Engelse taal in woord en schrift; 
• bij voorkeur een administratieve- of secretariële opleiding gevolgd;
• een stressbestendig karakter, is gastvrij, denkt in oplossingen en is resultaatgericht; 
• is woonachtig in (de regio) Rotterdam;
• is fulltime beschikbaar en bereidt om buiten kantoortijden te werken rondom het festival.

Wat bieden wij? 

Wij bieden een dynamische werkplek met veel leermogelijkheden. Het team van IFFR is een ambitieus team dat de lat hoog legt maar ook een feestje kan bouwen. We zijn resultaatgericht, bevlogen en loyaal naar elkaar. De voertaal in de organisatie is Engels. We bieden een contract voor bepaalde tijd (van een jaar) voor een fulltime werkweek van 38 uur. We hebben aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals 25 vakantiedagen en 3 extra ‘compensatiedagen’, een vakantietoeslag van 8%, een pensioenregeling bij Nationale Nederlanden, diverse (online) borrels. Gezien het aankomende festival kan het voorkomen dat we je vragen wat extra dagen te werken zeker tijdens het festival, deze worden gecompenseerd. We bieden een marktconform salaris gebaseerd op relevante ervaring.

De procedure 

Wij ontvangen graag jouw motivatie en cv voor 29 november 2021. Alleen volledige sollicitaties inclusief een korte beknopte motivatie nemen we in behandeling. We gaan na deze datum een selectie maken van kandidaten waarmee we een (digitale) kennismaking willen doen.

Wil jij onderdeel worden van het IFFR team? Kom dan met ons in contact via onderstaande button. 

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.